Tipps für effektivere Videokonferenzen
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Mensch und Arbeit | 22.06.2020

Tipps für effektivere Videokonferenzen


Videokonferenzen gewinnen in der heutigen, global stark vernetzten Arbeitswelt an immer

mehr Bedeutung. Bewerbungsgespräche, projekt-basierte Meetings, wichtige

Verkaufsgespräche, Seminare oder regelmäßige Konferenzen finden heute oft im virtuellen

Raum statt. Dabei gibt es jedoch einiges zu beachten.


Videokonferenzen liegen im Trend. Zum einen weil das Arbeiten im Home-Office spätestens

seit der Corona-Krise weit verbreitet ist, aber auch weil in unserer globalisierten Welt

zwischen den Beteiligten von Projekten oft Hunderte und Tausende von Kilometern liegen.

Mithilfe von Videokonferenzen können diese Distanzen überwunden werden – ohne dabei

für Business-Trips tief in die Tasche greifen und viel Zeit in Geschäftsreisen investieren zu

müssen. Videokonferenzen sind die Gegenwart und Zukunft der Meeting-Kultur. Deshalb ist

es allerhöchste Zeit, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Mit unseren Tipps und

Tricks können Sie Ihre virtuellen Konferenzen effektiver und strukturierter gestalten, so dass

Sie das Maximale aus ihren Meetings herausholen können.


Vor der Videokonferenz:

Abgesehen davon, dass sich Meetings per Videokonferenzen in einem virtuellen Raum

abspielen, gibt es – zumindest inhaltlich – kaum Unterschiede zum klassischen Treffen im

Büro oder Konferenz-Saal. Wie beim traditionellen Meeting, so ist auch bei

Videokonferenzen die Vorbereitung das A und O. Investieren Sie im Vorfeld genügend Zeit

in die Organisation, um einen reibungslosen Ablauf garantieren zu können. Folgende Punkte

gilt es im Rahmen dessen zu beachten:


Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl. Viele Köche verderben den Brei. Je größer die

Teilnehmerzahl, desto größer das Potential, dass das Meeting in einem Chaos

endet. Selbst Kommunikationsforscher haben herausgefunden: Bei Konferenzen mit

mehr als acht Mitgliedern werden die Effizienz und Produktivität in Mitleidenschaft

gezogen. Gehen Sie daher sicher, dass nur Personen an dem Meeting teilnehmen,

die an dem Projekt beteiligt sind und die einen Beitrag zum Meeting leisten können.


Legen Sie einen klaren Zeitraum für die Konferenz fest. Das ist nicht nur wichtig,

damit Beteiligte ihren Tag einteilen und ihre Anschlusstermine danach richten

können. Es geht auch darum, zu vermeiden, dass Meetings ins Unendliche

hinausgezögert werden. Stundenlange Konferenzen nagen an den Nerven, zerren an

der Geduld aller Beteiligten und führen selten zum gewünschten Ziel. Handelt es sich

bei Ihrem Meeting um eine Besprechung eines komplexen und aufwendigen

Themas, denken Sie darüber nach, ob es nicht sinnvoller wäre, die lange

Sitzungseinheit in mehrere, kürzere Meetings zu unterteilen. Doch auch das andere

Extrem – zu kurz eingeplante Konferenzen – sollten vermieden werden, um zu

verhindern, dass ganze Punkte zu kurz kommen oder am Ende des Meetings im

Stress und in der Hektik überflogen werden.


Gut zu wissen: Videokonferenzen werden von vielen Menschen als anstrengender

wahrgenommen, als physische Meetings. Die Aufmerksamkeitsspanne in virtuellen

Formaten ist nämlich um einiges geringer als in normalen Face-to-Face-Situationen. Halten

Sie die Konferenzen also kurz und knackig.


● Erstellen Sie eine Agenda und lassen Sie diese allen Beteiligten im Vorfeld

zukommen. Dasselbe gilt für Materialien, die während des Meetings benötigt

werden. So können sich alle Teilnehmer gut vorbereiten.


Schaffen Sie eine ruhige Atmosphäre. Beseitigen Sie vor Beginn der

Videokonferenzen akustische Störquellen. Die Kugelmikrofone, mit denen viele

Videokonferenzsysteme ausgestattet sind, nehmen nämlich im Gegensatz zu

Richtmikrofonen alle Geräusche um sie herum gleichmäßig auf – so auch

Hintergrundgeräusche wie der Straßenlärm vom offenen Fenster oder das

Handyklingeln. Um konzentriert und ungestört konferieren zu können, sollten Sie also

im Vorfeld sichergehen, dass Sie sich in einer ruhigen Umgebung befinden. Doch

auch eine angenehme Beleuchtung ist ausschlaggebend für eine

Meeting-Atmosphäre, in der sich alle Beteiligten wohlfühlen und konzentrieren

können. Verzichten Sie auf Gegenlicht und direktes Sonnenlicht und schaffen Sie

stark reflektierende Gegenstände aus dem Bild.


Kümmern Sie sich um die richtige Technik. Videokonferenzen können theoretisch

von jedem Endgerät mit Internetverbindung und Monitor durchgeführt werden.

Üblicherweise kommt ein Laptop oder Videokonferenzsystem zum Einsatz. Für

professionelle Besprechungen mit mehreren Teilnehmern sollten Sie jedoch auf eine

leistungsfähige Konferenztechnik mit Beamer und – je nach Bedarf – mit mehreren

Monitoren zurückgreifen. Die Kamera sollte dann mindestens über Full-HD verfügen,

sodass Sie Ihr Gegenüber gut sehen können. Darüber hinaus sollten Mikrofone,

Lautsprecher oder Freisprecheinrichtungen bestenfalls mit einem Echo-Canceller

ausgestattet sein, der auch bei einer schlechten Raumakustik extremes Hallen

unterdrückt.


● Machen Sie sich vorab mit dem Videokonferenzsystem vertraut. Sollte Ihnen

das Videokonferenz-System, das Sie verwenden, neu sein, dann machen Sie sich im

Vorfeld des Meetings damit vertraut. So vermeiden Sie technische Schwierigkeiten,

die während der Konferenz unprofessionell und schlecht organisiert wirken. Gehen

Sie außerdem sicher, dass die Kamera, der Ton und die Internetverbindung richtig

eingerichtet werden. Nachjustierungen sollten im Idealfall vermieden werden.


Tipp: Nachdem Sie alles passend eingestellt haben, können Sie auch einen

Probedurchgang starten und das System mit einem Kollegen testen. So können Sie prüfen,

ob der Ton passt, das Bild stimmt und die Internetverbindung den Anforderungen entspricht.


● Räumen Sie Ihren Rechner auf und schließen Sie unnötige Tabs. Im Normalfall

verfügt Ihr Videokonferenzsystem über die Funktion des Desktop-Sharings. Diese

erlaubt es Ihnen, Ihren Desktop mit den anderen Teilnehmern zu teilen. Oft können

andere im Rahmen dessen sogar auf Ihren Bildschirm zugreifen. Diese Funktion hilft

beim gemeinsamen Bearbeiten einer Präsentation oder eines Dokuments. Aber

Achtung: Wer auf das Desktop-Sharing nicht vorbereitet ist, läuft Gefahr,

unangebrachte Inhalte zu teilen. Urlaubsfotos, private E-Mails oder geheime

Dokumente haben in professionellen Meetings nichts verloren. Schließen Sie im

Vorfeld also alle Tabs, die Sie für das Meeting nicht brauchen und achten Sie darauf,

dass Ihr Desktop-Hintergrund keine peinlichen oder zu intimen Einblicke in Ihr

Privatleben gewährt.


● Achten Sie auf einen passenden Hintergrund: Ob Sie die Videokonferenz im Büro

abhalten oder doch spontan Ihre eigenen vier Wände, die Küche oder das

Wohnzimmer zu einem Konferenzsaal umfunktionieren: Vergessen Sie nicht, für

einen angemessenen Hintergrund zu sorgen. Manchmal kommt man nicht

drumherum, seinen Kollegen eine private Seite von sich zu zeigen, es lässt sich nur

schwer vermeiden, Einblicke in die eigene Wohnung zu geben. Nichtsdestotrotz gibt

es einige Tipps, die Sie befolgen können, um Ihren Hintergrund besonders

“vorzeigbar” zu machen: Vermeiden Sie Plätze, die einen freien Blick in einen

ganzen Raum gewähren. Für Ihre Mitarbeiter bringt das nämlich besonders viele

Störfaktoren mit sich. Hinzu kommt, dass Mitbewohner, Partner oder die Kinder

ständig durchs Bild laufen könnten. Am besten ist es also, seinen Arbeitsplatz in

einem ruhigen, wenn möglich sogar abgetrennten Raum einzurichten. Am besten

setzen Sie sich während der Konferenz rücklings zu einer Wand. Achten Sie auch

darauf, dass Sie sich nicht in die unmittelbare Nähe eines Fensters setzen. Vor allem

dann, wenn das Fenster im Hintergrund zu sehen ist, führt das zu einem extrem

grellen Licht. Durch den Kontrasteffekt sind Sie für Ihre Kollegen kaum mehr

sichtbar.

Doch auch der Blick aus dem Fenster ist nicht ideal: Wenn Sie lange Zeit gegen das

grelle Tageslicht schauen, kann das zum einen Ihre Augen enorm belasten und

außerdem einen ermüdenden Effekt auf Sie haben. Am besten sitzen Sie sich im

90-Grad-Winkel zum Fenster.

Die Wand, die sich hinter Ihnen befindet sollte schlicht und idealerweise einfarbig

sein. Wild gemusterte Tapeten oder Foto-Wände lenken Ihre Mitarbeiter nur unnötig

ab. Sie müssen aber nicht zwingend dafür sorgen, dass Sie eine völlig leere Wand

im Hintergrund haben. Vor allem Pflanzen oder einfache Kunstgegenstände bringen

Dynamik ins Bild und wirken beruhigend auf die Video-Konferenz-Teilnehmer.


● Angemessene Kleidung wählen: Wie sieht der “Dresscode” in Ihrer Firma aus?

Business-Casual? Müssen Sie jeden Tag im ganzen Anzug oder Kostüm

aufkreuzen? Oder geht es bei Ihnen in der Arbeit ganz locker und lässig mit Jeans

und T-Shirt zu? Orientieren Sie sich bei der Wahl der Kleidung am normalen

“Dresscode” ihrer Arbeit. Wenn Sie in einem jungen, hippen Start-Up-Unternehmen

arbeiten, bei dem alle in Kapuzenpullis und mit Schildkappen rumlaufen, können Sie

sich auch bei Videokonferenzen locker-lässig anziehen. Arbeiten Sie jedoch in einem

konventionellen Umfeld, dann greifen Sie doch besser zum weißen Hemd oder zur

Bluse. Aber auch im Hinblick auf die Kleidung lautet die Devise: Verzichten Sie auf

verrückte Farben und schrille Muster, denn auf dem Monitor wirkt das unruhiger als

im direkten Kontakt und sorgt für Ablenkung.


Während der Videokonferenz:


Bestimmen Sie einen Moderator und setzen Sie klare Sitzungsregeln fest. Nur

so können Sie garantieren, dass nicht fünf Personen auf einmal reden und sich

gegenseitig ins Wort fallen. Der Moderator verteilt das Rederecht, leitet das Meeting

und weist zu Beginn daraufhin, welche Themen besprochen werden müssen, aber

auch welche Ziele das Meeting hat. Vor allem bei transkontinentalen

Videokonferenzen, bei denen es zu Übertragungsverzögerungen kommen kann, ist

ein strukturierter, von einer Person moderierter Ablauf, von großer Bedeutung.


Tipp: Wie in der Schule, kann auch bei Videokonferenzen das Handheben helfen, um zu

sehen, welche Person etwas zu sagen hat.


Machen Sie eine Vorstellungsrunde. Das mag kindisch klingen, hilft aber dabei,

sich mit den Gesprächspartnern, zwischen denen oft Tausende von Kilometer liegen,

vertraut zu machen. Schließlich würden sich auch Teilnehmer einer traditionellen

Konferenz vor dem Meeting einander bekannt machen, sich vorstellen, sich die Hand

geben. Versuchen Sie diese Etikette auch im virtuellen Raum beizubehalten. Im

besten Fall sollte sich jede Person in wenigen Sätzen vorstellen und erklären, welche

Rolle sie in dem Projekt einnimmt, für welche Aufgaben sie zuständig ist. Als

Alternative zur Vorstellungsrunde, können Sie auch übergroße Namensschilder, die

selbst auf dem Bildschirm noch zu lesen sind, verwenden.


● Warten Sie etwas auf die Antworten. Durch die Zeitversetzung ist es wichtig, nach

jedem Beitrag kurze Pausen einzubauen. Wenn eine Person fertig geredet hat, sollte

sie wenige Sekunden auf Reaktionen der anderen warten. Durch die

Übertragungsverzögerung kann es nämlich dazu kommen, dass die zugeschalteten

Personen nie die Chance haben, sich zu Wort zu melden. Versuchen Sie deshalb

das Tempo des Meetings so anzupassen, dass alle Beteiligten die Möglichkeit

haben, sich einzubringen, auch wenn sie die einzelnen Beiträge ein wenig versetzt

hören.


● Schreiben Sie ein Protokoll. Wie in traditionellen Meetings ist das Erstellen eines

Protokolls auch bei Videokonferenzen eine gute Möglichkeit, um die Ergebnisse des

Treffens zu dokumentieren. Im Idealfall werden nicht nur wichtige Beschlüsse darin

aufgenommen und begründet, sondern auch alle daraus resultierenden

Handlungsweisen protokolliert. Die dafür verantwortliche Person kann die Mitschrift

im Anschluss an alle Teilnehmer der Konferenz schicken, damit diese sie für die

Nachbereitung und die nächsten Schritte des Projekts zur Verfügung haben. Gut

geführte Protokolle sind obendrein ein guter Weg, um jene Personen über die

Fortschritte zu informieren, die zwar Teil des Projekts oder der Arbeitsgruppe sind,

aber verhindert waren, am virtuellen Treffen teilzunehmen. Auch Missverständnisse

oder Missinterpretationen, die im Nachhinein auftreten können, können durch

sorgfältiges Protokollieren vermieden werden.


Fazit: Videokonferenzen sind das optimale Mittel, um zeit- und geldsparend Meetings

zwischen Menschen abzuhalten, die sich nicht in derselben Umgebung befinden. Wer

Besprechungen im virtuellen Raum als effektives Arbeitsinstrument nutzen will, sollte jedoch

auf eine akribische Vorbereitung achten und für passende Rahmenbedingungen sorgen. Nur

so können Sie einen reibungslosen Ablauf und ein zielorientiertes Meeting garantieren, das

Sie in Ihrem Projekt weiterbringt.